”Digitaliseringen är framtiden – men den tekniska infrastrukturen behöver samordnas bättre”

Som chef är det viktigt att vara den som leder digitaliseringen framåt, stöttar medarbetare som är osäkra på digitala verktyg och som skapar ett klimat där den som inte förstår vågar fråga. Det menar Emma Gustafsson från Härryda kommun och Alexandra Källvik Sörqvist från Stenungsunds kommun, som båda deltar i Projekt Modigs utbildning Förändringsledarskap vid digitalisering.

Projekt Modig handlar om att höja kompetensen i digital teknik inom verksamheterna äldreomsorg och funktionsstöd. Chefens roll i en digitaliseringsprocess är ett fokusområde i projektet, och vi erbjuder bland annat en utbildning för operativa chefer i förändringsledarskap.

Emma Gustafsson, som är enhetschef inom äldreomsorgen i Härryda kommun, och Alexandra Källvik Sörqvist, som är enhetschef för personlig assistans i Stenungsunds kommun, är två av dem som gått utbildningen. De ser digitaliseringen som en självklar del i sina verksamheter och att den ska genomsyra allt utvecklingsarbete.
– Min roll som chef är att knyta ihop och föra arbetet med digitalisering framåt. Att hålla frågan levande. Digitaliseringen är inget som blåser över utan det är en del i att utveckla verksamheten, säger Alexandra.

Kunskapsnivån varierar

– Jag försöker att vara en förebild och själv använda teknik så mycket som möjligt. Vi har med frågan på APT:er och i medarbetarsamtal, och vi har en plan för varje medarbetare. Det krävs att man är uthållig för vi är fortfarande på den nivån att det är vissa medarbetare som är rädda för det här med digitalisering och säger ”Jag är inte så bra på datorer”. Skillnaden i kunskapsnivå är väldigt stor, säger Emma.

Alexandra håller med om att kunskapsnivån varierar mycket mellan medarbetarna.
– Medarbetarna förstår grejen med digitalisering men många har samtidigt en rädsla för sin egen kunskap eller okunskap, en del kanske inte har självförtroende att ta sig genom det, säger hon.

Deras respektive verksamheter har kommit olika långt i digitaliseringsprocessen. Emma berättar att äldreomsorgen i Härryda har kommit ganska långt.
– Vi har dokumenterat i Treserva sedan många år och där tycker jag att mina medarbetare har bra koll. Vi har även digital signering och så har medarbetarna fått utbildning genom Modig, exempelvis hur man kommer in i våra interna system, hur man läser sin mejl, hur man bokar möten i kalendrar och så vidare.

Personlig assistans i Stenungsund har inte kommit lika långt men processen är i gång.
– Vi i assistansen skriver fortfarande på papper men det blir mer och mer digitalt. För ett år sedan hade de ingen arbetsmejl till exempel men vi har digitala inslag som exempelvis när vi signerar medicin. Nu ska vi börja dokumentera digitalt, berättar Alexandra.

Hur stöttar man de osäkra?

Hur gör de då för att stötta dem som har mindre kunskap och tycker att det är jobbigt att hantera den nya tekniken?
– Jag har några som är väldigt duktiga och några som inte är lika duktiga och då försöker vi göra så att de kan ge stöd åt varandra, att någon som är duktig på ett verktyg visar för en som inte är det, berättar Emma.

Alexandra berättar att en av de andra verksamheterna i Stenungsunds kommun, hemtjänsten, har haft workshoppar där man delat upp medarbetarna i grupper utifrån kunskapsnivå. Då har de som behöver lära sig grunderna kunnat lära sig tillsammans.
– Då känner man inte att frågan man ställer är lika dum som man kan känna när man ställer den i ett rum där kompetensen är högre än vad man själv har. Det blir ett mer tillåtande klimat. Man vågar fråga.

Hon poängterar också att det är viktigt att hon kommunicerar till medarbetarna att det är okej att be om hjälp.
– Alla kan inte lika mycket, och det är okej. Vi kommer framåt allihop tillsammans. Att man vågar be om hjälp, vågar fråga en gång till.

"System som inte pratar med varandra"

Både Emma och Alexandra ser dock ett hinder på vägen mot digitalisering, och det är att den tekniska infrastrukturen inte fungerar fullt ut. Det upplever stora problem med teknik som strular och system som inte pratar med varandra.
– Vi vill så mycket men hamnar i kläm på något sätt. Vi vill framåt men så strandar vi i att exempelvis olika system inte pratar med varandra eller att vi inte har tillräckligt med wifi tillgängligt. Det är saker som inte vi kan rå över och det skapar frustration både för mig som chef och för medarbetarna, säger Emma.

I stort sett upplever Emma och Alexandra att medarbetarna är positiva till digitaliseringen men att det kan vara både ock.
– När det gäller till exempel att vi har börjat med digital signering så är det ingen som vill gå tillbaka, utan det är en stor kvalitetsförbättring. Men när det samtidigt händer att systemen inte håller måttet eller att det är dålig täckning, man loggas ut eller att det strular på annat sätt, då leder det till frustration, säger Emma.

Digitaliseringen på agendan hela tiden

Att lösa situationer med tekniska problem eller där olika system inte är samordnade hamnar ofta i knät på chefen och kan därför ge en ökad arbetsbelastning, menar de. Viljan finns att digitalisera men det kan hindras av att olika verktyg eller system inte är integrerade och att det krävs dubbelarbete i form av parallellsystem.

Men bortsett från det rent tekniska så tycker de att de har stöd i organisationen och att digitaliseringen är på agendan hela tiden. De upplever båda att cheferna i deras respektive ledningsgrupper stöttar varandra i arbetet och det finns även digitaliseringssamordnare att vända sig till.

Bra att träffas genom Modig

De tycker att det gemensamma projektet Modig och den utbildning som de går är bra eftersom de får möjlighet att träffa andra i samma situation och prata om sina olika erfarenheter.

Själva är de positiva till digitaliseringen och ser behovet av den för att klara att bedriva en god verksamhet i framtiden.
– Jag kan tycka att det är svårt men samtidigt är det väldigt roligt och jag känner att det här är framtiden, det går inte att backa bandet eller kliva av. Jag hoppar på tåget och vill lära mig så mycket som möjligt så att jag kan ta med det till mina grupper, säger Emma
– Ja vi måste se behovet, det finns inget annat. Det är det här som är framtiden. Det gäller bara liksom Covid att hålla i och hålla ut. Till slut så landar vi alla i samma båt, säger Alexandra.

Senast uppdaterad:  

Göteborgsregionen (GR)

Göteborgsregionen (GR) består av 13 kommuner som har valt att jobba tillsammans. Vi driver utvecklingsprojekt, har myndighetsuppdrag, forskar, ordnar utbildningar och är storstadsregionens röst i Västsverige, bland mycket annat. I våra nätverk träffas politiker och tjänstepersoner för att utbyta erfarenheter, bolla idéer och besluta om gemensamma satsningar. Allt för att regionens en miljon invånare ska få ett så bra liv som möjligt.

Twitter
Facebook
Youtube
Rss
Prenumerera
LinkedIn
Göteborgregionens Kommunalaförbund