Artikel

”Att leda digitala möten är en allt viktigare kompetens”

Att delta i och leda digitala möten har på kort tid blivit en viktig kompetens för tjänstepersoner i kommunerna. GR har fångat upp behovet genom att arrangera kurser i Microsoft teams och att leda digitala möten. Utbildningsledare Patrick Gruczkun berättar om att vi nu erbjuder två olika kursupplägg på temat, och ger några konkreta tips på hur du får till ett bra digitalt möte.

I och med pandemin har antalet digitala möten ökat kraftigt och därmed även behovet av kunskap om exempelvis Microsoft teams som många kommuner använder. För att möta behovet erbjuder GR kurser i Teams. Vi har dels kurser i vårt öppna utbud som alla kan anmäla sig till, dels genomför vi utbildningar på direkt uppdrag från kommunerna.

– Vår kurs som heter Att leda möten via Microsoft teams handlar dels om hur teams rent praktiskt fungerar, det vill säga vilka funktioner som finns och hur man använder dem, dels om hur man får till bra digitala möten där deltagarna känner sig delaktiga. Hur ska jag tänka när jag inte har deltagarna och kollegorna i det fysiska rummet utan i stället bara på skärmen? Vad i upplägg och genomförande behöver jag skruva på när vi möts via skärm, säger Patrick Gruczkun, utbildningsledare på GR.

Ny kurs fokuserar på att skapa bra digitala möten

Till en början anordnade vi enbart detta upplägg för kurserna, men vi märkte ganska snart att det fanns ett behov av att fokusera mer på just den delen som handlar om att skapa bra digitala möten.

– Med anledning av detta erbjuder vi nu även en utbildning som heter Att leda digitala möten – förhållningssätt och verktyg, som jag leder tillsammans med min kollega Anders Petterson. Det är två halvdagar där vi går på djupet med vad det innebär att leda möten digitalt, vad man ska tänka på, vilka fallgropar det finns samt vilka smarta verktyg som kan användas för att skapa effektivitet, engagemang och delaktighet, berättar Patrick.

Kurser även i framtiden?

Han tror att efterfrågan på kurser i Teams och att leda digitala möten kommer att fortsätta framöver, även om det kan bli så att grundbehovet avtar i och med att vi alla blir mer vana vid att använda programmen.

– Kanske kommer vi att ordna kurser med mer avgränsade teman, till exempel en kortare kurs om grupprum eller andra verktyg. Programmen som finns utvecklas ju hela tiden och det kommer nya funktioner, så det är inte omöjligt att det kommer finnas efterfrågan på kurser om mer specifika funktioner.

Konkreta tips för ett bra digitalt möte

Vad är det då som är speciellt med att leda digitala möten jämfört med fysiska? Vad ska jag tänka på? Patrick bjuder på några tips:

Du behöver vara tydligare och mer styrande eftersom du inte kan läsa av deltagarna på samma sätt. Det är svårt att ställa öppna frågor, exempelvis ”Vem vill säga något?”, i ett digitalt möte, utan du behöver i stället rikta frågorna till en enskild person.

Om ni är två eller fler som ska hålla i mötet behöver ni ha en tydligare fördelning än vad ni kanske har annars när ni leder fysiska möten. Det är svårare att resonera sinsemellan under pågående möte när ni inte är i samma rum. Det behövs därför mer planering, uppstyrning och struktur.

Om du vill skapa interaktivitet under mötet så behöver du fundera över syftet. Det finns en uppsjö av verktyg och det kan bli ett hinder i sig. Krångla inte till det – ta det enklaste verktyget som finns som hjälper dig uppnå det syfte du har.

Var förberedd på att saker kommer att strula med teknik eller annat, och det gäller både att det kan strula för dig själv och för deltagarna. Tänk igenom innan hur du hanterar olika problem som kan uppkomma. Ha en reservplan för olika kritiska moment (som exempelvis indelning i smågrupper).

Gå en utbildning om att leda digitala möten!

Här hittar du våra aktuella utbildningar

Om du vill boka en uppdragsutbildning specifikt till din arbetsplats: Hör av dig till den kontaktperson som du hittar i respektive inbjudan.

Några kommentarer från deltagare i genomförda kurser

”Trots att jag numera är van användare av Teams och att hålla möten via Teams lärde jag mig mycket.”

”Utbildarna visade på många sätt att använda Teams som gör det enkelt och professionellt att samverka med andra.”

”Både kunniga, pedagogiska och sympatiska utbildare.”

”Gillade särskilt att tipsen var på så olika nivåer, allt ifrån var man ska ha kameran och lampor i sitt hemmakontor till olika 'program' för att liva upp.”