Artikel

Så blir resurssmart arbete långsiktigt

Kommuner står inför stora utmaningar med ökade krav och begränsade resurser. Samtidigt finns det enorma möjligheter att frigöra tid, pengar och engagemang genom resurssmarta arbetssätt. Forskningsprojektet Från verktygslåda till verkstad visar hur kommuner kan skapa bestående förändringar som stärker kärnverksamheten.

Vad krävs egentligen för att kommuners arbete med hållbarhet och resurseffektivitet ska bli mer än enskilda projekt och i stället bli en självklar del av vardagen? Det frågade sig forskningsprojektet Från verktygslåda till verkstad som undersökt arbete med matsvinn och restavfall i förskolor, skolor och äldreomsorg. Forskare på RISE (Research Institutes of Sweden) har lett projektet tillsammans med Göteborgsregionen och IVL Svenska Miljöinstitutet. Projektet har identifierat fem byggstenar som hjälper verksamheter att gå från idé till handling och visar hur kommuner kan skapa bestående förändringar som stärker kärnverksamheten. Dessa byggstenar är inte bara teorier utan bygger på erfarenheter och metoder som har visat sig fungera i praktiken.

— Vi har sett att många kommuner har goda exempel och verktyg för att arbeta resurssmart men att det ofta stannar vid enskilda initiativ. För att skapa långsiktiga förändringar krävs däremot ett systematiskt arbete där hela organisationen involveras och engageras, säger Saga Pilblad Hjerpe, regionplanerare på Göteborgsregionen.

Saga Pilblad Hjerpe, regionplanerare på Göteborgsregionen.

Fem byggstenar för bestående förändring:

Ledarskap och förankring. Tydliga politiska beslut och engagerade chefer som visar att arbetet är prioriterat.
Samverkan och kommunikation. Samarbete mellan förvaltningar och yrkesroller skapar synergier och löser målkonflikter.
Engagemang och delaktighet. Personalens inflytande och delaktighet skapar motivation och ägandeskap.
Rutiner och stödsystem. Integrering i befintliga system och processer säkerställer kontinuitet.
Kunskap och färdighet. Gemensam kompetensutveckling stärker förmågan att driva förändring.

Byggstenar som visualiseras i form av ett hus med en grund, pelare och ett tak. Illustration.

Byggstenarna beskriver de förutsättningar som behöver vara på plats för att det resurssmarta arbetet ska bli långsiktigt, personoberoende och integrerat i ordinarie verksamhet.

— Dessa byggstenar bildar tillsammans en stabil grund för att skapa långsiktiga förändringar. När de är på plats blir resurssmarta arbetssätt en naturlig del av verksamheten och inte ett sidoprojekt, säger Saga Pilblad Hjerpe.

Vad är resurssmart arbete?

Resurssmart arbete innebär att använda pengar, tid, lokaler, inköp och personal på ett sätt som ger största möjliga nytta – utan onödigt slöseri. Det handlar inte om att spara för sparandets skull. Det handlar om att använda det vi redan har, bättre.

Resurssmarta arbetssätt stärker kärnverksamheten

Resurssmarta arbetssätt handlar inte om att spara för sparandets skull, det handlar om att använda resurser på ett smartare sätt. Genom att minska slöseri och skapa synergier går det att frigöra tid, pengar och engagemang som kan användas där det gör störst nytta, i kärnverksamheten.

— Vi har sett att resurssmarta arbetssätt kan bidra till flera positiva effekter samtidigt. Att minska matsvinnet handlar inte bara om att spara mat, det leder också till bättre måltidskvalitet, ökad trivsel och bättre näringsintag samtidigt som kostnaderna minskar. Det handlar om att skapa mervärden som gynnar både verksamheten och de människor som den finns till för, säger Lisa Mattsson, forskare på RISE (Research Institutes of Sweden) som projektlett arbetet.

Projektet har också visat att resurssmarta arbetssätt kan minska målträngsel, det vill säga situationer där olika mål upplevs konkurrera med varandra. I stället kan samma insatser bidra till flera mål samtidigt. Genom att ta vara på synergier kan kommuner uppnå både miljömässiga, sociala och ekonomiska mål. Det stärker även områden som beredskap, pedagogik samt hälsa och välmående, vilket skapar er bredare nytta för invånarna.

Forskning och praktik ger nya insikter

I projektet har forskare samlat in data och erfarenheter från flera olika håll för att få en bred bild av hur arbetet fungerar i praktiken. Dels har tidigare mätdata om matsvinn och restavfall analyserats, dels har enkäter och intervjuer genomförts med verksamhetsutvecklare, chefer och medarbetare på olika nivåer i den kommunala organisationen. Genom workshops med deltagare från olika kommuner i Göteborgsregionen har resultaten diskuterats och nya lösningar har vuxit fram i nära samspel mellan forskning och praktik.

Under projektet användes bland annat den beteendevetenskapliga COM-B-modellen som utgår från att beteendeförändring kräver tre saker: förmåga, möjlighet och motivation, både på individ och organisationsnivå. Modellen var ett stöd i samskapandet med kommunerna både för att förstå varför hållbara arbetssätt ibland är svåra att få genomslag för och hur stödet till verksamheterna kunde utformas för att göra förändring enklare i praktiken.

— Genom att involvera kommunerna i hela processen har vi kunnat ta fram ett stödmaterial som är både vetenskapligt förankrat och praktiskt användbart. Det är tydligt att flera inom organisationen behöver engageras för att bestående förändringar ska skapas, säger Liv Fjellander, projektledare på IVL Svenska miljöinstitutet.

Liv Fjellander, projektledare på IVL Svenska miljöinstitutet.

Projektet har också resulterat i konkreta verktyg och övningar som hjälper kommuner att komma i gång med resurssmarta arbetssätt. Bland annat finns checklistor, övningar, argumentlistor och exempel på viktiga beslut som behövs för att förankra arbetet i organisationen.

Kom i gång med arbetet

Stödmaterialet från projektet finns nu tillgängligt för alla kommuner som vill komma i gång med resurssmarta arbetssätt. Materialet innehåller allt från konkreta verktyg och checklistor till övningar och goda exempel som hjälper till att identifiera nuläge, välja fokus och planera åtgärder. Det är utformat för att passa olika typer av verksamheter som exempelvis förskola, skola, äldreomsorg och måltidsservice. Materialet fungerar både som ett stöd för verksamheter som redan har kommit långt och vill ta nästa steg, och som en vägledning för de som befinner sig i en uppstartsfas och behöver hjälp att komma i gång.

— Vänta inte på det perfekta läget. Använd materialet, kontakta kollegor och börja i liten skala. Testa, lär, justera och bygg vidare där det fungerar. Det viktiga är att komma i gång och hålla i, säger Saga Pilblad Hjerpe.