Självledarskap och att hantera förändring – beteenden som måste övas in

Dagens arbetsliv präglas av ”många bollar i luften” och ständig förändring. Hur skapar man ett bra arbetsflöde, eller workflow, med dessa förutsättningar? I GR:s kurser med Helena Post Mårtensson får vi lära oss att hantera förändring och använda vår hjärna och tid smartare.

I GR:s öppna kursutbud finns ett utvecklingsprogram för stödfunktioner samt kurserna Hållbart och effektfullt arbete och Förändringshjulet. Gemensamt för dessa är att de handlar om att hantera förändring och att skapa hållbara och effektiva arbetsprocesser. De riktar sig till dig som arbetar inom offentlig sektor och är chef, arbetsledare eller har en stödfunktion som till exempel utvecklingsledare, verksamhetsutvecklare, projektledare administratör eller kommunikatör.

"Specifika förmågor krävs"

Det blir allt tydligare att alla dessa yrkesroller kräver specifika förmågor som skiljer sig från specialistkunskaperna, menar kursledaren Helena Post Mårtensson.

– I tillitsbaserade organisationer ställs det stora krav på självledarskapsförmåga och förändringskompetens. Det är inga självklara förmågor; det är inte alla som har med sig dessa från sina basutbildningar. Det handlar om att man behöver förstå sig själv och andra men också att man behöver praktiska verktyg, säger hon.

Helena är i grunden socionom och har lång erfarenhet av att arbeta i kommunal verksamhet med ledande och strategiska roller. Hon har under mer än tio års tid utbildat medarbetare och ledare för ett hållbart och effektfullt arbetsliv, och har skrivit böckerna Workflow och Förändringshjulet som används i GR-kurserna.

– Jag vill bidra till att medarbetare får verktyg att både klara av att strukturera sitt eget arbete och få ett hållbart arbetsliv, men också att navigera i förändring eftersom det är hög förändringstakt i dag.

Workflow-metoden – för alla som driver processer

Som hjälp har hon skapat workflow-metoden, eftersom hon sett att det har stor betydelse hur vi väljer att strukturera och mata våra processer framåt utifrån det grunduppdrag vi har. Workflow-metoden passar alla som har ett självständigt jobb där man driver processer framåt.

– Workflow-metoden bygger dels på att få inblick i hur hjärnan fungerar och hur vi kan använda våra mekanismer på bästa sätt, dels att vi får verktyg för att använda vår tid på bästa sätt. Vi ska inte jobba snabbare, snarare mer långsamt men med rätt saker. Då sänker vi stressen och kan tänka klarare och fatta mer proaktiva beslut i vardagen, säger Helena.

När arbetsuppgifterna i vardagen trillar in och man blir stressad är det svårt att i stunden prioritera och det är lätt att bli reaktiv och bara ”åka med”. Men genom tydlig planering och reflektion över vilka som är de viktigaste arbetsuppgifterna utifrån just mitt uppdrag och min målgrupp, blir det enklare att välja vilka bollar jag ska ta direkt och vilka som får vänta, menar hon.

– Det är en träningssak att göra reflekterande och genomtänkta prioriteringar; man behöver träna in beteenden och bygga in mer systematik i hur man kan strukturera sin tillvaro, poängterar Helena.

Det är alltid arbetsgivaren som har det yttersta ansvaret för att du som medarbetare har en rimlig arbetssituation, men det finns saker att göra för att öka den upplevda kontrollen över din arbetsvardag. I kurserna får vi konkreta tips om allt från hur vi smartast kan hantera vår e-post till metoder som tidsstudier, klargöra uppdrag genom V8 och ”smarta anteckningar”.

Förändringshjulet – ett ramverk som tar dig från tanke till handling

Genom kursen Förändringshjulet, som utgår från Helenas bok med samma namn, presenterar hon en verktygslåda med syftet att stärka förmågan att praktiskt utföra förändringsarbete.

– Det handlar inte bara om att förstå varför det blir som det blir, och vad som behövs, utan förändringshjulet ger konkreta verktyg för att det ska bli så bra utfall som möjligt i förändringsarbetet men också trygga dem som omfattas av förändringsarbetet, berättar Helena.

Förändringshjulet tar upp olika faser i förändringsprocessen, vad som kännetecknar dem och vad man kan göra åt olika tillstånd som kan uppstå i organisationen.

Utvecklingsprogram för stödfunktioner

'En av kurserna GR erbjuder är ett program för stödfunktioner, alltså personer som har i sin roll att driva processer och projekt men inte utifrån en ledande position. Du kan vara till exempel verksamhetsutvecklare, utvecklingsledare eller kommunikatör.

– Stödfunktionerna har jag sett behöver konkreta verktyg för att leverera kvalitativt och skapa en hållbar arbetssituation. Många i dessa roller kommer från kärnverksamheten eller en chefsroll och har med sig verktyg från de yrkesrollerna men det kanske inte fungerar lika bra för rollen som stödfunktion – de behöver en ny repertoar.

Programmet bygger på Helenas båda böcker Workflow och Förändringshjulet och innehåller metodhandledning med case från deltagarna och där de resonerar och fördjupar, både problemställning och hur man kan ta nästa steg, med verktyg från böckerna. Det blir också en avslutande heldag som skräddarsys utifrån deltagarnas behov och önskemål.

Kontakt