Denna riktlinje beskriver omfattning, innehåll och rutiner för arbetet med förbundsstyrelsens uppsiktsplikt i bolag.

Bakgrund

Förbundsstyrelsen ska ha en löpande uppsikt över förbundets verksamhet som bedrivs i kommunala bolag (6 kap 1 § KL). Utöver detta har förbundsstyrelsen sedan 1 januari 2013 även en så kallad förstärkt uppsiktsplikt över de hel- eller delägda aktiebolagen med en korresponderande handlingsplikt (6 kap 9 och 10 §§ KL). Den förstärkta uppsiktsplikten innebär att förbundsstyrelsen i årliga beslut för varje bolag ska pröva om verksamheten har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet, utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna och i övrigt förenlig med reglerna i 10 kap 3 – 5 §§ KL. Om förbundsstyrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till förbundsfullmäktige om så kallade nödvändiga åtgärder.
I och med den nya kommunallagen som trädde i kraft 2018 har det införts ett krav på offentliggörande av resultatet av förbundsstyrelsens förstärkta uppsiktsplikt och möjlighet till rättslig prövning av förbundsstyrelsens beslut. Den förstärkta uppsiktsplikten bör ses mot bakgrund av att kommunägda bolag under lång tid har varit omdiskuterade i den allmänna debatten och diskussionen kring offentlig upphandling och kommunala bolag. Vilken verksamhet en kommun/ett kommunalförbund får bedriva framgår av kommunallagen och i förkommande fall av speciallagstiftning. Det är endast vården av ”kommunala angelägenheter” som kan överlåtas till ett kommunalägt aktiebolag. Det innebär att bara sådan verksamhet som kommunen/kommunalförbundet får bedriva i den egna förvaltningen får bedrivas i bolagsform och att sådan verksamhet som en kommun/kommunalförbund är förhindrad att bedrivas också är förbjuden att bedrivas inom ramen för ett kommunalt aktiebolag.
Förbundsstyrelsens uppsikt över GR:s hel- och delägda bolagsverksamheter syftar till att säkerställa att de uppfyller det ändamål med verksamheten som har fastställts samt att verksamheten utförs inom ramen för de kommunala
befogenheterna.

Uppsiktspliktens ansvar och innehåll

De ägda bolagen representerar stora tillgångar vilket kräver att GR har en löpande uppsikt över bolagens utveckling och resultat. Uppsiktsplikten omfattar både ekonomisk och verksamhetsmässig uppföljning. Förbundsstyrelsen som helhet har ansvaret för den förstärkta uppsiktsplikten. Ansvaret för uppsiktsplikten kan intedelegeras till förbundsstyrelsens presidium, utan det är en uppgift för hela förbundsstyrelsen att vara delaktiga.
Förbundsstyrelsen ska utöva en löpande uppsikt, dvs kontinuerlig kontroll, och vidta de åtgärder som krävs. Den ska göra överväganden och fatta årliga beslut för varje enskilt bolag. Det årliga beslutet tillsammans med styrelsens redogörelse med sammanfattning av styrelsens iakttagelser ska delges fullmäktige såsom information tillsammans med eventuella förslag till förbundsfullmäktige om att fatta beslut om nödvändiga åtgärder. Åtgärder kan även innebära att säkerställa att fullmäktiges beslut verkställs. Det är viktigt att utövandet av uppsiktsplikten dokumenteras. Det årliga beslutet ska fattas av förbundsstyrelsen i sin helhet och styrelsen ska ha en reell möjlighet att agera.
Förbundsstyrelsen kan delegera att ta fram underlag och information samt underhandsåtgärder. Principiella frågor kan däremot inte delegeras. Förbundsdirektören har i sin instruktion till uppgift att bland annat hålla sig informerad om verksamheten i GR:s bolag. Förbundsdirektören ansvarar även för att samordna uppsiktsplikten tillsammans med GR:s förvaltningsorganisation. Enskild tjänsteperson kan få i uppdrag att vara förbundsstyrelsen behjälplig genom att sköta den löpande uppsikten och insamling av information. Förbundsdirektören har här en viktig roll och ska även ha möjlighet att delegera sådana arbetsuppgifter till enskild tjänsteperson inom organisationen.
Uppsiktspliktens innehåll som anges nedan kan begränsas i omfattning om det bedöms rimligt med hänsyn till andelsförhållanden, verksamhetens art och omständigheterna i övrigt. Förbundsstyrelsens minimikrav på sin granskning i utförandet av den förstärkta uppsiktsplikten för sina bolag är att ta del av:

• protokoll från bolagsstämma eller motsvarande
• protokoll från genomförda ägarsamråd eller motsvarande
• budget och verksamhetsplaner
• delårsrapport (-er)
• årsredovisning
• revisorernas granskningsrapporter

Ovanstående dokument ska redovisas löpande till förbundsstyrelsen – undantag är dokument som omfattas av sekretess genom lagstiftning. Vid behov ges också särskild information vid förbundsstyrelsens sammanträden. För att uppfylla informationskravet avger dessutom de av GR ägda bolagen årligen en redovisning där VD beskriver:

• bolagets interna kontroll och organisering
• hur man under året har följt upp den interna kontrollen
• utvärdering av hur den interna kontrollen fungerar

I ägardirektivet för Gryning Vård AB har ägarna och bolaget kommit överens om hur de ska samverka inom ramen för det gemensamma ägandet. Ägarsamråd ska genomföras minst två gånger per år och dessa kan utökas i antal om behov föreligger med hänsyn till bolagets rådande situation. Efter genomfört ägarsamråd ska information ges till förbundsstyrelsen vid deras påföljande möte av ägarombud och förbundsdirektör. För ISGR AB sker dialog i huvudsak mellan GR:s förbundsdirektör och bolagets VD och vid något tillfälle per år deltar även ekonomichef från respektive organisation. Frågor av betydande art kring ISGR AB lyfts upp till förbundsstyrelsen för information/dialog.
Dessa ägarsamråd ska kompletteras med att respektive bolag minst en gång per år kommer och rapporterar samt för en dialog med förbundsstyrelsen om sin verksamhet inom ramen för uppsiktsplikten. Förbundsstyrelsen får härmed möjlighet att kunna ställa direkta frågor till bolagen, som en del av GR:s aktiva ägarskap och bolagsstyrning.

Ansvarsfördelning kring GR:s uppsiktsplikt

Förbundsstyrelsen

Förbundsstyrelsen ska ha uppsikt över GR:s hel- och delägda bolag. Förbundsstyrelsen ska i årliga beslut för varje bolag pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående år har varit förenlig med det fastställda ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om förbundsstyrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till förbundsfullmäktige om nödvändiga åtgärder. Förbundsstyrelsen har rätt till den information från bolagen som förbundsstyrelsen anser erforderlig för att fullgöra sitt åliggande.

Ägarombud

Ägarombudet företräder ägaren i sammanhang om ägarsamråd och vid bolagsstämma (-or) om inget annat beslutas. Dessutom åläggs det ägarombudet att kontinuerligt och i samverkan med förbundsdirektören att tillse att förbundsstyrelsen erhåller relevant information kring bolagens utveckling.

Förtroendevalda revisorer

GR:s förtroendevalda revisorer granskar hur förbundsstyrelsen fullgör sina
åligganden avseende de hel- och delägda bolagen samt hur man fullföljer sin
uppsiktsplikt. Till sin hjälp kan de upphandlade sakkunniga revisorerna nyttjas.

Förbundsdirektörens roll i förhållande till GR:s bolag

Förbundsdirektören ska svara för GR:s löpande kontakter med ledningen för
respektive bolag. Förbundsdirektören ska hålla sig särskilt underrättad om bolagets verksamhet för att bedöma när ett ärende utifrån GR:s perspektiv ska lämnas till förbundsstyrelsen eller till förbundsfullmäktige för information, för yttrande eller för godkännande.
Förbundsdirektören ska hålla sig själv och förbundsstyrelsen informerad om den löpande ägardialog som sker mellan delägda bolag och övriga ägare under året. Detta sker i nära samverkan med utsedda ägarombud.
GR:s förbundsdirektör, med stöd av dess ekonomichef och förbundssekreterare, ansvarar för att inkommen information från respektive bolag analyseras med hänsyn till verksamhetens ändamål och ekonomi samt att den vid behov löpande delges förbundsstyrelsen.
GR:s förvaltning mottar och förvarar löpande de handlingar som skickas in. Detta sker i årsvisa samlingsakter och som sorteras per bolag där det är lätt att följa upp vilka handlingar som inkommit under respektive år.

Beslutsunderlag inför förbundsstyrelsens årliga prövning

Förbundsfullmäktige beslutar om bolagens ägardirektiv och bolagsordningar där även bolagens ändamål framgår. I ägardirektiven regleras även bolagets
informationsskyldighet till ägaren.
Förbundsdirektören ska årligen avge ett yttrande till förbundsstyrelsen där det för varje enskilt aktiebolag framgår om verksamheten som bedrivits under föregående kalenderår bedöms ha varit förenligt med det fastställda ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

Förbundsstyrelsens årliga beslut om verksamheten i
av GR ägda aktiebolag enligt KL 6 kap 1 a§

Baserat på förbundsdirektörens yttrande fattar förbundsstyrelsen årligen beslut om huruvida verksamheten i av GR hel- och delägda aktiebolag under föregående kalenderår bedrivits i enlighet med fastställt ändamål och inom ramen för de kommunala befogenheterna.
Förbundsdirektörens yttrande och förbundsstyrelsens beslut behandlas senast på förbundsstyrelsens sammanträde i maj månad året efter aktuellt verksamhetsår.
Förbundsstyrelsens beslut bör lämnas som skriftlig information till förbundsfullmäktige och delges respektive bolag.