Digitalisering och förändring i fokus på Modigs uppstartskonferens

Projekt Modig handlar om att ge mer omsorg med digital teknik. Den 5 september 2019 hade Modig uppstartskonferens. Här kan du läsa en sammanfattning av dagen som bland annat innehöll inspiration, erfarenheter från kommunerna och tips om implementering.

Anders Ekholm föreläste på Modigs uppstartskonferens

Anders Ekholm föreläste på Modigs uppstartskonferens.

Modigs ena projektledare Jennifer Hankins var moderator och hälsade cirka 150 deltagare välkomna till en inspirationsdag om digitalisering och välfärdsteknik. Konferensen riktade sig till chefer, ledningspersonal, samordnare och digitaliseringsombud i de sju kommuner som ingår i Modig.

Långsiktig kompetensutveckling

Modigs andra projektledare Monica Wallström berättade att en av anledningarna till att vi genomför Modig är att den ökade digitaliseringen i samhället ställer krav på digitala lösningar även inom välfärden. Projektet ska bidra till att medarbetarna inom äldreomsorg och funktionshinder höjer sin kompetens i digitala arbetssätt, och att verksamheterna kan bygga strukturer för långsiktig kompetensutveckling och implementering av digitala arbetssätt.

Projektet kommer använda sig av metoden Train the trainer, som innebär att så kallade digitaliseringsombud (DO) har utsetts på arbetsplatserna och nu kommer att få utbildning för att sedan i sin tur utbilda sina kollegor. Totalt finns nu drygt 30 DO och var och en ska utbilda i genomsnitt 36 kollegor. Utbildningen handlar om de verktyg som arbetsplatserna antingen redan har idag eller kommer att införa.
– Train the trainer-metoden ska garantera att medarbetarna får vara med i förändringen och styra vad de ska bli bättre inom och få den kompetens som behövs, poängterade Monica Wallström.

Anders Ekholm: ”Organisation och teknologi måste gå hand i hand”

Som inspiration till digital utveckling och förändring av verksamheterna mot digitala arbetssätt fick deltagarna lyssna till Anders Ekholm, som är senior rådgivare på Institutet för framtidsstudier. Han tyckte att det sätt som Modig bedriver projektet genom att involvera medarbetarna tidigt är bra.
– Förändring kommer underifrån, sen behövs det strukturer ovanifrån också så klart, menade han.

Anders poängterade att teknologi spelar stor roll för samhällets utveckling – det både skapas genom att samhället förändras och är en katalysator för samhällets utveckling. Organisation och teknologi måste gå hand i hand.

Svårt att förändra samhället

Samhället är ett komplext system och sådana är motståndskraftiga mot förändringar. Det är samma sak med förändringar på jobbet – vi (organisationen) är motståndskraftiga mot förändringar. Detta gör det svårt att genomföra förändringar.
Han pratade om att vi lever i ett komplext samhälle där mycket fungerar väldigt bra, men att krav ställs från invånare och politiker att vi ska kunna hantera även de mer allvarliga samhällsproblemen.
– Institutionerna reagerar med att göra mer av samma sak, vilket snarast förvärrar problemen. Vi försöker lösa det komplexa samhällets problem med det tidigare samhällets metoder. Ständiga omorganisationer, ständiga metod- och fokusbyten, värdebaserad vård, lean med mera. Allt fler administratörer arbetar med att finna den bästa metoden och organisationen men för komplexa system finns ingen bästa metod eller organisation, sa han bland annat.

En förändring som Anders menar är nödvändig är att våra institutioner (som exempelvis kommunala verksamheter) behöver bli snabbare.
– En ökad snabbhet i institutionerna är helt avgörande för framtiden. Teknologin är snabb, det kommer inte funka att planera i exempelvis budgetår och mandatperiod som idag. Komplexa system är aldrig i vila, är vi inte snabba med att styra upp tar de en egen slumpmässig väg.

Den värdeskapande tiden ska vara i fokus

Vilken potential finns då för att modernisera genom digitalisering? Anders nämnde:

  • Automation
  • Precision
  • Kvalitetsförbättring
  • Robotik

Automation handlar framför allt om att effektivisera rent administrativa processer. Han talade om värdeskapande tid, det vill säga direkt värdeskapande arbetstid där exempelvis läkaren träffar sina patienter eller läraren undervisar. De senaste tio åren har antalet administratörer i kommunerna ökat kraftigt. Samtidigt har inga verksamheter på något påtagligt sätt blivit bättre, och skolan har blivit sämre, menar han.

Precision handlar om att ge exakt rätt åtgärd vid rätt tidpunkt. Kvalitetsförbättring sparar i huvudsak inte pengar men ger nöjdare invånare och brukare. Mycket ny teknik ger förbättrad kvalitet men ger kanske inte så mycket lägre kostnader. Robotar finns redan för väldigt specifika arbetsuppgifter, till exempel städrobotar och desinfektionsrobotar, men det kommer dröja innan de kan göra mer komplicerade saker.

Anders tog upp tre nivåer av modernisering:

  1. Digitisering: Exempelvis att göra en PDF av en pappersblankett. Förändrar inte arbetssättet och ger begränsad (eller ingen) nytta och effektivisering.
  2. Digitalisering: Att med teknik göra vad folk behöver fast på nya sätt.
  3. Datadrivet utvecklingsarbete: Här finns den stora framtida potentialen. Fokus på mikrosystemen, kontinuerligt lärande och implementering. Ger kvalitet och resurseffektivisering.

”Förbjuden framtid”

Anders lyfte fram att mycket av det som behöver göras är förbjudet. Några av hans exempel:

  • ”Kommunerna måste bli mer effektiva och likabehandlande!”, men det är förbjudet med automatisk myndighetsutövning (i kommuner).
  • ”Vårdkedjorna måste samordnas!”, men det är förbjudet med informationsöverföring mellan vård och omsorg.
  • Kommunerna står för 25 procent av vården, men får inte anställa läkare.

Anders påpekade att det tar lång tid att få en digitaliserad kommun. Men våra demografiska utmaningar växer långsamt och vi behöver hålla jämna steg.
– Det finns öar av ny teknik som kan implementeras imorgon. Så vi kan börja nu! uppmanade han.

Anette Eriksson, projektledare för ESF-projektet EGO i Göteborgs stad, Christina Larsson, IT-chef i Ale kommun, Fredrik Jonasson, lokal projektledare för Modig i Härryda kommun, och Åsa Mellin, stödpedagog på ett boende för döva i Göteborgs stad.

Åsa Mellin, Fredrik Jonasson, Christina Larsson, Anette Eriksson och Nicholas Singleton.

Panelsamtal om erfarenheter från arbete med digitalisering

I ett panelsamtal under ledning av GR:s Nicholas Singleton delade fyra personer med sig av sina erfarenheter från digitalisering i våra kommuner: Anette Eriksson, projektledare för ESF-projektet EGO i Göteborgs stad, Christina Larsson, IT-chef i Ale kommun, Fredrik Jonasson, lokal projektledare för Modig i Härryda kommun, och Åsa Mellin, stödpedagog på ett boende för döva i Göteborgs stad.

Några exempel på vad som sades i panelsamtalet:

  • En del av de personalgrupper som berörs av Modig är ”trötta” på ständiga förändringar, så det är viktigt att motivera varför man gör en viss förändring och förankra ordentligt.
  • Det är viktigt att infrastrukturen är på plats innan man går in i sådana här projekt. Exempelvis att alla måste ha varsin mobiltelefon. Det är A och O att ha nät, kommunikation, wifi, appar med mera på plats innan man börjar.
  • Det har inte varit så mycket motstånd hos personalen, mer oro – kommer det finnas tid?
  • Medarbetarna har uppskattat att få utbildning av en kollega och ha en kollega på plats som stöd. Det är lättare att ställa en fråga till en kollega eftersom man jobbar med samma sak och känner varandra.
  • Viktigt att vi berättar varför vi gör det – att det inte handlar om att personalen ska bli av med jobbet eller att vi ska spara pengar, utan att det handlar om framtida behov och att tekniken ska göra det bättre för både brukaren och mig själv.
  • Det är en differentierad kunskapsnivå – en del kan mycket, medan en del är otrygga och inte använder ny teknik. Vi lade utbildningen på två olika nivåer. Det uppstod en anda av att vi hjälps åt – de som redan kan hjälpte dem som inte kunde lika bra på utbildningarna.
  • Tips till andra som ska genomföra digitaliseringsprojekt: Jobba med nyttan (workshoppa fram tillsammans med arbetskamraterna och cheferna). Se till att ha teknik och support på plats. Se till att träffa varandra och visa varandra vad man lärt sig – det ger glädje att visa någon annan vad man lärt sig. Hitta samsyn i gruppen, ett gemensamt mål, och planera noga innan man kör igång.
Anna Melke, FoU i Väst, GR

Forskaren Anna Melke från GR FoU i Väst delade med sig av sin kunskap om implementering.

Anna Melke: Implementering – hur gör man (inte)?

Hur ska vi då implementera de nya arbetssätt som vi skapar genom Modig? Anna Melke, som är forskare på FoU i Väst på GR gav råd om implementering, eller planerad förändring som det ju handlar om. Hon började med att poängtera att vi måste skilja mellan förändring och förbättring. Digitalisering är ett medel, inte ett mål. Vi behöver veta vad det är vi vill ska bli bättre med digitaliseringen.
–Det handlar om att lära sig och vara nyfiken på huruvida det blev som vi tänkt. Nej det blir det aldrig. Vi kan inte tänka ut det perfekta, men hur nära kan vi komma, sa Anna.

Hårt arbete

Det finns några vanliga myter om förändring, som att information räcker för att skapa förändring, att utbildning leder till användning och att förändring sker snabbt, men så enkelt är det inte. Implementering är ett hårt arbete, menar Anna.

Anna gav oss sina framgångsfaktorer – chansen att implementering lyckas när:

  • Det finns ett tydligt behov.
  • Förändringen uppfattas som relevant.
  • Förändringen uppfattas ha relativa fördelar, att det finns en vinst.
  • Förändringen stämmer överens med de förhållanden som råder (värderingar, arbetssätt).
  • Det är lätt att göra på det nya sättet.
  • Det finns förutsättningar för att testa, i liten skala och med konsultativt stöd.
  • Resultat blir synliga på kort sikt. Bra att alla ser rörelsen framåt.
  • Det går att anpassa till sammanhanget – det nya är inte alltför fyrkantigt.

Fokusera på dem som vill

Alla som är med i ett projekt måste vilja, kunna och förstå, och det måste även de som ska genomföra det nya. En del personer gör motstånd mot det nya och man ska inte fokusera på dem, utan istället på dem som vill förändra.
–Det måste finnas en psykologisk trygghet på en arbetsplats. Det är okej att det tar tid, alla måste känna delaktighet, sa Anna.

Anna pratade också om att människor går igenom fyra faser vid en förändring: förnekelse, oro, utforskande och engagemang. Alla är inte i samma fas samtidigt och därför är det till exempel viktigt att upprepa syftet med förändringen många gånger – alla är inte mottagliga samtidigt.
–Tänk på att det är ditt jobb att skapa engagemang, du kan inte förvänta dig att det redan finns.

Lästips från Anna: Om implementering, Socialstyrelsenlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Modig – Mer omsorg med digital teknik

Modig är ett projekt som syftar till att stärka kunskapsnivån inom digitalisering bland medarbetare och chefer inom verksamheterna äldreomsorg och funktionshinder.

Målen med projektet är:

  • Att stärka baspersonals och chefers digitala kompetens inom verksamhetsområdena äldreomsorg och funktionshinder.
  • Att ta fram en metod för att främja ett långsiktigt arbetsplatslärande.

Modig medfinansieras av Europeiska socialfonden (ESF). De kommuner som deltar är Ale, Härryda, Kungälv, Mölndal, Partille, Stenungsund och Tjörn. Läs mer på www.goteborgsregionen.se/modig


Kontaktperson på GR: Monica Wallström och Jennifer Hankins

Senast uppdaterad: 2019-09-12 

Göteborgsregionen (GR)

Göteborgsregionen (GR) består av 13 kommuner som har valt att jobba tillsammans. Vi driver utvecklingsprojekt, har myndighetsuppdrag, forskar, ordnar utbildningar och är storstadsregionens röst i Västsverige, bland mycket annat. I våra nätverk träffas politiker och tjänstepersoner för att utbyta erfarenheter, bolla idéer och besluta om gemensamma satsningar. Allt för att regionens en miljon invånare ska få ett så bra liv som möjligt.

Twitter
Facebook
Youtube
Rss
Prenumerera
LinkedIn
Göteborgregionens Kommunalaförbund