Offentlig administration för registratorer

Kommunallagen reglerar hur en kommun ska styras. Med utgångspunkt i Kommunallagens regler, i främst kapitel 3–6, kommer denna utbildningsdag att belysa den politiska organisationen och förvaltningsorganisationen, samt relationerna mellan dessa organ.

• Kommunal organisation: Hur fungerar och interagerar fullmäktige, styrelse, nämnder och kommunala bolag?
• Kommunala befogenheter: Vad är allmänna och särskilda befogenheter?
• Vad gäller för våra förtroendevalda på lokal nivå? Rösträtt, valbarhet och valbarhetens upphörande, ekonomiska förmåner med mera.
• Fullmäktiges uppgifter och vad fullmäktige inte får delegera
• Vilka uppgifter har den kommunala förvaltningen och hur sköts dessa? Initiativ, beredning och beslut.
• Kommunal ekonomi: Vad gäller för budgetens innehåll, budgetprocessen, revision med mera?
• Prövningsgrunderna för laglighetsprövning: Vad kan prövas, av vem, i vilka instanser och när?
• Ändringar i kommunallagen från 1 juli 2025.

Under dagen kommer vi att varva föreläsning med diskussion i grupper samt ge utrymme för frågor.

Utbildare

Jan Turvall, universitetslektor, Göteborgs universitet. Jan är en erkänd expert på kommunal förvaltning, kommunalrätt och förvaltningsrätt. Han har undervisat i många år vid Göteborgs universitet.

Förvaltningslagen styr tjänstepersonernas arbete i en kommun men också i andra offentliga myndigheter. Förvaltningslagens främsta syfte är att garantera individers rättssäkerhet i kontakt med myndigheter, vilket inkluderar en snabb handläggning och en god service. Kommunens nämnder och förvaltningar berörs av lagen. Utanför lagen faller kommunfullmäktige och kommunala bolag samt stiftelser.

Vi går igenom följande innehåll:

• Utökade krav på serviceskyldighet
• Bättre tillgänglighet till myndigheter och snabbare svar från myndigheter
• Bättre samverkan mellan myndigheter
• Ett modernt språkbruk i offentliga handlingar
• Myndighetens utredningsansvar
• Muntlig handläggning
• Jäv
• Remiss
• Partsinsyn
• Större krav på tolkning och översättning
• Ombud eller biträde
• Motivering och underrättelse om beslut
• Kommunikation och verkställighet
• Kommunikationsskyldighet under handläggningen
• Omprövning och överklagande av beslut, förvaltningsbesvär

Under dagen kommer vi att varva föreläsning med diskussion i grupper och ge utrymme för frågor.

Utbildare

Jan Turvall, universitetslektor, Göteborgs universitet. Jan är en erkänd expert på kommunal förvaltning, kommunalrätt och förvaltningsrätt. Han har undervisat i många år vid Göteborgs universitet

Denna lag innehåller bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar.

Lagen innehåller vidare bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. Dessa bestämmelser avser förbud att röja uppgift, vare sig detta sker muntligen, genom utlämnande av allmän handling eller på något annat sätt. Bestämmelserna innebär begränsningar i yttrandefriheten enligt regeringsformen, begränsningar i den rätt att ta del av allmänna handlingar som följer av tryckfrihetsförordningen samt, i vissa särskilt angivna fall, även begränsningar i den rätt att meddela och offentliggöra uppgifter som följer av tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen.

Idag präglas kommunernas administrativa arbete av en stark förändring där AI och digitalisering står i fokus, vilket är en nödvändighet för att klara arbetsbördan på ett effektivt och rättssäkert sätt. Innehållet i dagens utbildning kombinerar teori och praktiskt arbete i kommunal verksamhet.

• Offentlighetsprincipen och dess syften
• Rättigheter och skyldigheter: Vem berörs?
• Handlingsbegreppet: Vad är en allmän handling?
• Förvaringsbegreppet, om sammanställningar
• Inkommande- och upprättandebegreppet
• Specialregler
• Undantagen: Vilka handlingar blir inte allmänna?
• Myndighetens skyldigheter när en allmän handling har blivit till
• Registrering
• Arkivering
• Regler för allmänhetens rätt att ta del av offentliga allmänna handlingar
• Utlämnande efter sekretessprövning
• Struktur och metod vid sekretessprövning
• Barn och sekretess
• Regler för allmänhetens rätt att ta del av sekretessbelagda allmänna handlingar
• Meddelarfrihet och sekretessbrott
• Sanktioner
• Överklagande

Utbildare

Aleksandra Nattlund Palmén. Med erfarenhet från både statlig och kommunal förvaltning är Aleksandra idag enhetschef för Kansli- och överförmyndarenheten samt kommunjurist i Trelleborgs kommun. Hon har stor vana av att utbilda förtroendevalda och tjänstepersoner i kommunal verksamhet.

Registratorn är som spindeln i nätet med gott ordningssinne. Men vilken är registratorns roll om alla kan lägga in information i diariet och inkommande handlingar ändå kommer direkt till handläggarnas mejlinkorgar? Är registratorer en yrkesgrupp som inte längre behövs eller en yrkesgrupp som behövs mer än någonsin på grund av digitaliseringen?

Under dagen kommer vi ta upp och diskutera:

• Roll, ansvar och lagkrav: Registratorns funktion i den kommunala organisationen
• Lagkrav om registrering av handlingar. Vad ska registreras och när?
• Digitala versus fysiska handlingar
• Dokumenthanteringsplanen som stöd vid ärenderegistrering
• Diariehantering: Hur ska diariets olika fält användas?
• GDPR, diariet och webbpublicering
• Hur hanterar vi diariet utan att ”krocka” med GDPR?
• Svåra ärenden: Hur registrerar vi och håller ordning på dem?
• Komplexitet: Hur gör vi när vi har många ärenden som hör ihop?
• Sekretess, gallring och bevarande: Att möta allmänheten och hantera begäran om allmän handling
  
• Service, bemötande och konflikthantering, rättshaveristiskt beteende, samverkan med andra funktioner
• Arkiv, IT och nämnder
• Informationsflöden i kommunen
  
• Vikten av struktur och rutiner
• Ledarskap och teamarbete
• Registrator i förändring: Nya roller, nya titlar och nya arbetssätt
• Exempel från Norrköpings kommun: Diplomerade registratorer och förändrad rollfördelning
• Begrepp som dokumentcontroller, informationsförvaltare och servicecenter
  
• Diskussion: Hur ser framtiden ut i er kommun?
• Framtidens registrator: Utmaningar och utveckling

Utbildare

Fredrik Wastesson, diplomerad registrator, Norrköpings kommun. Fredrik har erfarenhet som registrator och arkivredogörare. Idag är han informationssamordnare vid Kompetensförsörjningskontoret i Norrköping, som är en roll med syfte att samordna arkiv, registratur, personuppgiftshantering och informationssäkerhet.

Ingrid Haraldsson, utbildar inom ledarskap, teamutveckling, förändringsledning, konflikthantering och målstyrning. Hon har även haft uppdrag i kommuner kring handledning av enskilda team

Program för dagen (preliminära tider):

9.30–11.30: Studiebesök på Regionarkivet, Otterhällegatan 5 i Göteborg
Under besöket får ni träffa en av Regionarkivets kunniga arkivarier som berättar om uppdraget att bevara, vårda och tillgängliggöra allmänna handlingar från Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen. Ni får också följa med på en guidad tur i arkivets magasin – där hyllmeter efter hyllmeter av handlingar förvaras under särskilda förhållanden i arkivets unika byggnad i berget. Allt från stora myndighetsarkiv till små föreningsarkiv.

12.00: Lunch i GR:s lokaler på Anders Personsgatan 8 i Göteborg

13.00–15.00: Gruppredovisning av fördjupningsuppgift

Fördjupningsuppgift

I utbildningen ingår det en fördjupningsuppgift inom något av följande områden:

• Allmän handling och utlämnande av allmän handling
• Diarieföring registrering
• Offentlighet och sekretess
• Sekretessprövning och sekretssmaskning
• GDPR
• Annat

Vid första tillfället väljer du ämne och ni indelas i grupper på 2-6 deltagare. Det är bra om du inför detta tillfälle har tänkt till om vilket ämne eller tema du vill fördjupa dig i. Fördjupningsuppgiften får gärna vara något som kommer till användning på din arbetsplats eller något som du ser behov av men ännu inte har genomfört.

Fördjupningsuppgiften beräknas ta cirka 6-8 timmar och det kommer finnas cirka 30 minuter i slutet av varje utbildningsdag för att arbeta tillsammans.