Projektledning och projektstyrning – två lika viktiga kompetenser

Projekt är en bra arbetsform när vi vill samla resurser kring en fråga under en begränsad tid. En genomtänkt projektledning är avgörande, men också att det finns en styrning där chefer och verksamhetsansvariga ser till att projektet bidrar till verksamhetens mål och att resultatet omhändertas.

GR har i många år erbjudit en uppskattad projektledarutbildning för kommunerna: Att leda projekt i offentlig verksamhet. Sedan en tid har vi också en utbildning för chefer, projektägare och styrgruppsmedlemmar: Projektstyrning i offentlig verksamhet. Syftet med den senare är att ge chefer och beslutsfattare möjligheten att utveckla sin förmåga att initiera, styra, stödja och följa upp projekt som skapar värde i kommunal verksamhet.

Utbildarna Marie Langenfeld och Lars Engelbrektsson från Prové AB, betonar just att det är viktigt att ett projekt bidrar till verksamhetens mål.

– Genom projekt kan vi arbeta med något behov, en utmaning, ett problem eller en möjlighet som man inte klarar hantera inom ramen för vardaglig verksamhet. Projekt är ett bra sätt att samla de resurser som behövs under en begränsad tid för att arbeta med exempelvis ett utvecklingsområde i en verksamhet, säger Marie.

Men det räcker inte att ha kompetenta projektledare och projektmedarbetare. För att nå önskade resultat och effekter krävs att de som fattar beslut i verksamheten förstår sin roll. Utbildningen i projektstyrning tar upp frågor som till exempel när det lämpar sig att använda projekt som arbetsform, hur du som chef styr och följer verksamhetens projekt på ett målinriktat och effektivt sätt och hur man säkrar effekterna av projektens resultat.

– Vi går igenom projektlivscykeln och ger en djupare förståelse vad som händer i de olika faserna. Effekthemtagning är till exempel en viktig del, alltså hur vi tar hand om resultatet av ett projekt och ser till att det ger de önskade effekterna i verksamheten när projektet är slut. Det är viktigt att skilja mellan projektmål och effektmål, berättar Marie.

Utbildningen, som är en heldag, består av både teoripass och arbete med case. Utvärderingarna av de två kursomgångarna hittills visar på gott betyg och att deltagarna bland annat uppskattar att träffa och diskutera med kollegor i liknande roll i andra kommuner.

Även projektledarutbildningen ger både teori och praktik. Under fem heldagar får du som leder eller ska leda projekt i offentlig verksamhet grundläggande kunskaper i projektledning utifrån en internationellt erkänd standard (IPMA/PMI).

– Förutom att vi grundligt går igenom de olika projektfaserna arbetar vi med ett praktikfall, ett case, där man får öva på verktygen. Just verktyg är en del i utbildningen, men den innehåller också ”mjukare delar” som det personliga ledarskapet, coachande förhållningssätt, feedback med mera. Sådana kompetenser, som rör det personliga ledarskapet, tar vanligen längre tid att utveckla jämfört med att lära sig verktyg, och genom utbildningen sätter vi i gång processen, berättar Lars.

Utbildningen passar för olika typer av projekt, stora som små.

– Det är samma grundtänk i alla projekt men man behöver anpassa kostymen. Det finns inte en exakt mall där man alltid ska göra allting utan det handlar om att avgöra vilka verktyg som är lämpliga. Det är en förmåga som man behöver öva upp, säger Lars.

I alla projekt finns utmaningar och risk för att man tappar strukturen i arbetsprocessen.

– Vi människor är oftast väldigt sugna på att komma i gång direkt, att det snabbt ska hända saker. Men det är viktigt att rikta in siktet noga och sätta tydliga mål, där vi skiljer på vad själva projektet har för mål respektive vilka effekter vi vill att projektet ska ge i verksamheten. Det får inte vara för vaga mål utan måste gå att förstå vad vi vill åstadkomma, säger Lars.

– Något jag hör mycket, särskilt inom den offentliga sektorn, är att det finns en tendens att starta upp projekt men inte alltid att slutföra. Man kanske kallar saker projekt som inte är det. För att motverka detta gäller det att ha en god styrning och struktur för att ta projektet genom alla faser och på så sätt göra det möjligt att nå projektmålen och de effekter som man vill ha, säger Marie.

Just att ta hand om resultatet, och se till att det ger de effekter som avsågs, är kanske det allra viktigaste:

– Det krävs ett ledarskap i organisationen som tar hand om resultatet. Linjeorganisationen behöver ta över när projektet är slut och projektgruppen är upplöst. Där har projektägaren en viktig roll, säger Lars.

Att lyckas med ett projekt menar de inte behöver vara så svårt. Med en engagerad och kompetent grupp, god stämning och tillit kan man åstadkomma mycket. Och för organisationer som inte är vana vid att driva projekt tipsar de om att ta del av vad andra kommuner har gjort. Inte minst ger GR:s utbildningar i projektstyrning respektive projektledning en bra grundkompetens för att styra och leda projekt.

– För ett lyckat projekt behöver det finnas en tydlig beställning och en tydlig beställare, tydligt definierade mål, en tydlig projektorganisation inklusive styrgrupp med mandat och att man avsätter tillräckligt med resurser och kompetens. Och att man håller i och håller ut – det händer alltid saker under ett projekt som ändrar förutsättningarna, tipsar Marie.

Kontakt