Reglemente för förbundsstyrelsen

Göteborgsregionens kommunalförbunds medlemskommuner har beslutat om en förbundsordning, som är förbundets övergripande styrdokument. Förbundsfullmäktige är högsta beslutande organ och dess arbetsformer regleras i fullmäktiges arbetsordning. För förbundsstyrelsen gäller utöver förbundsordningen även bestämmelserna i detta reglemente.

Styrelsens uppgifter och ansvar

1 § Allmänt

Styrelsen är förbundets ledande politiska förvaltningsorgan och ansvarar för att fullmäktiges fastställda verksamhetsinriktning och budget följs och att förbundets löpande förvaltning handhas på ett rationellt och ekonomiskt sätt.

Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av förbundets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet (ledningsfunktion). Styrelsen ska också ha uppsikt över verksamhet som bedrivs i förbundets bolag.

Styrelsen ska leda förbundets verksamhet genom att utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för förbundet (styrfunktion).

Styrelsen ska följa de frågor som kan inverka på förbundets utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige (uppföljningsfunktion).

Styrelsen ansvarar för i detta reglemente angivna uppgifter jämte sådana uppgifter som inte lagts på annan nämnd. Härutöver ansvarar styrelsen för de uppgifter som framgår av kommunallagen och annan tillämplig lagstiftning samt att en effektiv och ändamålsenlig organisation upprätthålls.

2 § Övergripande uppgifter

Styrelsen ska
1. leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande och strategiska mål, riktlinjer och ramar för styrningen av förbundets verksamhet,
2. göra de framställningar som behövs hos fullmäktige, medlemskommuner och andra myndigheter,
3. avge yttranden som ankommer på förbundet samt underrätta fullmäktige och förbundets medlemmar om yttranden som avgivits i viktiga frågor,
4. bereda och yttra sig i ärenden som ska handläggas av fullmäktige,
5. ansvara för utformning och utveckling av förbundets system för intern kontroll,
6. verkställa fullmäktiges beslut,
7. anställa förbundsdirektör och besluta om instruktion för vederbörande,
8. anställa all övrig personal inom förbundet,
9. ha uppsikt över avtalssamverkan enligt kommunallagen,
10. ha ansvar för interna säkerhetsfrågor i förbundet,
11. ha ansvar för förbundets samtliga IT-system.

3 § Företag och stiftelser

Styrelsen ska
1. ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de aktiebolag som förbundet helt eller delvis äger, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv, men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för förbundet,
2. ansvara för att beslut om ägardirektiv till aktiebolagen fattas och hålls kontinuerligt uppdaterade,
3. ansvara för regelbundna möten mellan företrädare för förbundsstyrelsen och aktiebolagen,
4. årligen pröva om den verksamhet som bedrivits i aktiebolag som förbundet helt eller delvis äger under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna samt anmäla resultatet av prövningen till fullmäktige. Finner styrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder,
5. svara för att tillvarata förbundets intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i organisationer som förbundet har intressen i.

4 § Ekonomi och medelsförvaltning

Styrelsen ska
1. ha hand om förbundets medelsförvaltning och följa av fullmäktige antagna riktlinjer för denna,
2. Vid behov ta upp lån och teckna borgen för lån inom ramar som regleras i av fullmäktige antagna riktlinjer för medelsförvaltningen,
3. bevaka att förbundets inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt driva in förfallna fordringar,
4. underhålla och förvalta förbundets egendom,
5. se till att förbundets behov av försäkringsskydd är tillgodosett,
6. upprätta förslag till budget i enlighet med kommunallagen,
7. se till att bokföring och redovisning sker i enlighet med lagen om kommunal redovisning,
8. upprätta årsredovisning och delårsrapport i enlighet med lagen om kommunal redovisning,
9. förvalta medel som avsatts till pensionsförpliktelser i enlighet med fullmäktiges riktlinjer.

Styrelsen ska årligen, i samband med årsredovisningen, till fullmäktige återrapportera bedömd miniminivå för det egna kapitalet samt hur mycket medel som har ianspråktagits under året och hur dessa har nyttjats.

Styrelsen kan genom ombudgetering disponera eget kapital med utgångspunkt från den beräkningsmodell som visar GR:s behov av eget kapital i riskhänseende. Eventuellt negativt resultat till följd av att medel ianspråktas ur det egna kapitalet (överskjutande den bedömda miniminivån) behöver inte återställas inom ramen för balanskravet om synnerliga skäl föreligger.

5 § Arbetsgivarfrågor

Styrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan förbundet som arbetsgivare och dess arbetstagare och har därvid bl.a. att
1. med bindande verkan för förbundet genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan förbundet som arbetsgivare och dess arbetstagare,
2. förhandla på förbundets vägnar enligt lagstiftning om förhandlingsrätt,
3. avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan förbundet som arbetsgivare och dess arbetstagare,
4. besluta om stridsåtgärd,
5. lämna uppdrag enligt 6 kap. 3 § lagen om vissa kommunala befogenheter,
6. som anställningsmyndighet svara för personal- och arbetsgivarfrågor, inklusive arbetsmiljöfrågor.

6 § Uppföljning

Styrelsen ska
1. övervaka att förbundets löpande förvaltning sköts lagligt och ekonomiskt,
2. rapportera till fullmäktige hur verksamheten utvecklas mot bakgrund av fastlagda mål och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret,
3. årligen rapportera förbundets avtalssamverkan enligt kommunallagen,
4. övervaka att verksamheter som bedrivs av privata utförare kontrolleras och följs upp i enlighet med lag, avtal och av fullmäktige fastställda direktiv.

7 § Arkivmyndighet

Styrelsen är arkivmyndighet för förbundets egen verksamhet och verksamheten i hel- eller delägda aktiebolag. Närmare bestämmelser för arkivvården finns i av fullmäktige antaget arkivreglemente.

8 § Anslagstavla och webbplats

Styrelsen ansvarar för förbundets anslagstavla samt externa och interna webbplats.

9 § Behandling av personuppgifter

Styrelsen är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i dess verksamhet. Styrelsen är också personuppgiftsansvarig för de typer av behandlingar som är gemensamma för hela förbundet, enligt vad som angivits i förbundets registerförteckning enligt dataskyddsförordningen samt för den behandling av personuppgifter som sker i fullmäktige.

Styrelsen ska utse dataskyddsombud.

Arbetsformer

10 § Ledamöter och ersättare

Styrelsens ledamöter och ersättare utses av fullmäktige i enlighet med det som framgår av förbundsordningen. Ledamöter och ersättare i styrelsen förväntas återkoppla och vid behov förankra styrelsens arbete i hemkommunen samt föra in hemkommunens frågor med regionalt intresse till styrelsen.

11 § Sammanträden

Styrelsen sammanträder på dag och tid som styrelsen bestämmer.

Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av styrelsens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som därvid önskas behandlas. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.

12 § Kallelse

Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident.

Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse.

I undantagsfall får kallelse ske inom kortare tid eller på annat sätt.

Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden bör i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett.

13 § Sammanträde på distans

Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Vid sådant sammanträde ska ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att obehöriga inte kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot som vid enskilt fysiskt sammanträde önskar delta på distans ska senast sju dagar i förväg anmäla detta till styrelsens sekreterare, vid anledningar som uppstår senare ska anmälan snarast ske. Ordföranden avgör om enskilds närvaro får ske på distans.

Styrelsen får i övrigt bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans.

14 § Närvarorätt

Fullmäktiges och antagningsnämndens ordförande och vice ordförande har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna, men inte i besluten.

Styrelsen får medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i styrelsen att närvara vid sammanträde och delta i överläggningarna, men inte i besluten.

Styrelsen får även medge anställd, sakkunnig eller annan person rätt att delta vid styrelsens sammanträden och lämna upplysningar.

15 § Beslutsförhet

Styrelsen får handlägga ärenden endast om fler än hälften av ledamöterna är närvarande. När ersättare tjänstgör räknas dessa som ledamöter.

16 § Ordföranden

Det åligger ordföranden att;
1. leda styrelsens arbete och sammanträden,
2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente,
3. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas vid behov är beredda,
4. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas,
5. bevaka att styrelsens beslut verkställs,
6. representera styrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, vid konferenser och på sammanträden om inte annan utsetts.

17 § Presidium

Styrelsens presidium ska bestå av ordförande, förste, andre och tredje vice ordförande, vilka utses av fullmäktige. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet.

18 § Ersättare för ordföranden och vice ordförandena

Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ordförande. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i förbundsstyrelsen längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem.

Om ordföranden eller vice ordförande inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid kan styrelsen utse annan ordförande eller vice ordförande att fullgöra uppdraget.

19 § Ledamots förhinder

En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde bör snarats anmäla detta till förbundsstyrelsens sekreterare.

20 § Ersättares tjänstgöring

Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt in i ledamotens ställe.

Ersättarna ska tjänstgöra i den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet.

Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.

21 § Jäv

En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts.

22 § Yrkanden

När överläggningen i ett ärende är avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som framställts under överläggningen och kontrollerar att de uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången på lämpligt sätt. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte styrelsen enhälligt beslutar medge det.

Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt.

23 § Deltagande i beslut

En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla det till ordföranden innan beslut fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om styrelsen fattat detta med acklamation.

24 § Reservation

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före justeringen. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.

25 § Justering av protokoll och tillkännagivande

Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.

Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart.

Tillkännagivande om justering av protokoll från sammanträden ska ske på i förbundsordningen angiven anslagstavla.

26 § Delgivningsmottagare

Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, firmatecknare, förbundsdirektören eller annan anställd som styrelsen beslutar utse.

27 § Undertecknande av handlingar och firmatecknare

Skrivelser och andra handlingar från styrelsen ska undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordförande.

Därutöver ska styrelsen utse firmatecknare för förbundet.

Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt direktiv underteckna handlingar på styrelsens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.

28 § Utskott

Styrelsen kan tillsätta ett eller flera utskott.

Utskott sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträde ska också hållas när utskottets ordförande anser att det behövs eller när minst en tredjedel av ledamöter begär det. Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet samt uppgift om de ärenden som ska behandlas.

Utskott får handlägga ärende bara när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

Vid utskottssammanträde ska protokoll föras i de delar där utskottet ej enbart bereder ett ärende inför beslut i förbundsstyrelsen.

29 § Beredningsgrupper

Enligt förbundsordningen kan styrelsen för ärendens beredning utse politiskt sammansatta beredningsgrupper. Styrelsen kan även utse tillfälliga beredningsgrupper. Beredningsgruppernas uppdrag ska tydliggöras i en instruktion.