Artikel

Medarbetarskap i fokus på
Mötesplats HR

Medarbetarskap var temat för den allra första Mötesplats HR. Som inspiration gav Christina Stielli råd om hur man får koll på sin självkänsla, sin drivkraft och sin attityd, och kommunerna delade erfarenheter med varandra genom seminarier. Här kan du läsa en sammanfattning av en del av innehållet under dagen.

Maria Stenman, HR-chef i Mölndal stad, och Cathrine Berntsson, avdelningschef på Tjörns kommun, var moderatorer under Mötesplats HR.

GR har ett koncept för mötesplatser för olika yrkesområden och nu var det för första gången HR-funktionens tur att träffas och lära av inspirationsföreläsare och varandra. Omkring 200 HR-anställda från Göteborgsregionens alla 13 kommuner deltog, plus några representanter för kommuner utanför GR.

Moderatorerna Maria Stenman, HR-chef i Mölndal stad, och Cathrine Berntsson, avdelningschef på Kultur- och fritidsförvaltningen i Tjörns kommun, berättade att dagens tema medarbetarskap kan definieras som hur man förhåller sig till sina arbetsuppgifter, till sina kollegor och till arbetsgivaren.

Självkänsla, drivkraft och rätt attityd – avgörande enligt Christina Stielli

Den välanlitade föreläsaren Christina Stielli pratade underhållande om medarbetarskap som en psykologisk trygghet, där alla kan vara delaktiga och där man vågar säga saker. Hon betonade att man som anställd inte kan sitta och vänta på att ledningen ser till att det blir trevligt – vi behöver alla var och en ta ansvar för att åstadkomma en trevlig arbetsmiljö. Och det är ingen idé att tänka att ”det är så stressigt just nu men det blir nog bättre nästa vecka eller efter det här projektet...” utan vi behöver konstatera att det alltid kommer vara ”något skit”, för så är livet. Det handlar om att lära sig hantera det och fråga sig själv vad jag behöver för att klara av svårigheter som stress på jobbet, pandemi och liknande.

Christina lyfte fram tre viktiga begrepp: självkänsla, drivkraft och attityder. Man måste öva på sin självkänsla. Med god självkänsla känner du dig alltid värdefull, behöver inte söka bekräftelse från andra och du snackar inte skit om andra. Det går att träna genom exempelvis att varje kväll skriva ner tre bra saker, tre saker som jag är stolt över och tre saker som jag är tacksam över. Detta är ett bra sätt att tränga undan alla negativa saker som hjärnan gärna vill fokusera på eftersom den är kvar på stenåldern.

Drivkraft är att veta varför du gör det du gör. Om du vet det har du högre integritet och fattar beslut som du kan stå för. Det är i drivkraften som du hittar din motivation. Arbetsgivaren kan inte ge medarbetarna drivkraft utan den behöver varje medarbetare själv hitta. Här tipsade Christina om en övning där man skriver ner 50 tänkbara drivkrafter på ett papper och sen stryker man hälften av orden som inte känns relevanta för just dig. Nästa dag ytterligare hälften. Fortsätt tills det är tre kvar – dessa är förmodligen din drivkraft. Christinas drivkrafter är glädje, generositet och lärande, berättade hon.

När det gäller attityder menar hon att man har ett ansvar när man är anställd och har lön. Mina attityder när jag kommer in på min arbetsplats har betydelse för hur jag smittar ner mina kollegor – positivt eller negativt. När jag kommer in på jobbet är jag ansvarig för vilken attityd jag har. Attityden kommer till 50 procent av arv och gener enligt forskningen. 40 procent av attityden kommer från vad jag fokuserar på, det vill säga tänker på.

– De symtom jag fokuserar på blir det mer av. Att fokusera på det som är bra gör att det blir mer av det. Det betyder inte att jag förnekar det som är dåligt, utan att välja att inte vara kvar där. Jag har själv ansvar för vad jag tänker, poängterade Christina.

Christina Stielli på scen under Mötesplats HR

Christina Stielli, som har en bakgrund inom beteendevetenskap, pedagogik och ledarskap, delade med sig av egna erfarenheter och pratade om grunderna inom ett framgångsrikt medarbetarskap där alla strävar mot samma mål och tar ett gemensamt ansvar.

Kommunerna delade med sig av erfarenheter

Under olika valbara pass berättade kommunerna om olika projekt eller arbetssätt på temat medarbetarskap och HR. Under flikarna kan du läsa om två av dem.

Maria Wallmyr, HR-strateg, och Robin Falk, HR-partner, på Alingsås kommun berättade om deras nya SAM-process med fokus på trivsel, engagemang och stärkt medarbetarskap (SAM=systematiskt arbetsmiljöarbete). De berättade om hur ett nytt samverkansavtal, behov av nya former att följa upp arbetsmiljön på, en digital målbild samt även annat förbättringsarbete ledde till att de beslutade sig för att göra ett rejält omtag.

Från 2021 har de digitaliserat sin SAM-process med systemet Opus, startat med så kallade pulsmätningar flera gånger under ett år för att mäta engagemang och trivsel (i stället för medarbetarenkäten), paketerat arbetsmiljön i temaområden och ökat fokus på chefers arbetsmiljö.

Målbilden var att förenkla för cheferna att hantera de olika delarna i arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljön paketerades i de fem områdena Säkerhet; Organisatorisk och social arbetsmiljö; Fysisk arbetsmiljö; Ledarskap samt Medarbetarskap. Pulsmätningarna görs på de två sistnämnda, de övriga är lagstadgade.

– Med de olika delarna kan cheferna ta det mer lugnt och fokusera på en sak i taget, vilket ger bättre kvalitet än att ta hand om en hel medarbetarenkät med 70 frågor samtidigt. Vi har ett kommungemensamt årshjul där vi olika kvartal fokuserar på olika områden, och pulsmätningar görs flera gånger under året, berättade Maria.

Det digitaliserade SAM-arbetet i Opus ska göra det ”enkelt att göra rätt” och det ger bland annat en kommungemensam planering enligt årshjulet, samlad dokumentation, översikt över arbetsmiljöärenden, transparens genom att fler roller kan följa arbetet samt att färre fysiska dokument behöver skickas.

– Vi är lyhörda och anpassar hela tiden utifrån chefernas behov, sa Maria.

I systemet finns exempelvis också checklistor för ärenden som ska undersökas, riskbedömas respektive åtgärdas.

Pulsmätningar görs fyra gånger per år och det är samma tio frågor som tar ungefär fem minuter för medarbetarna att svara på. De ska mäta engagemang och trivsel och vara ett underlag för dialog.

– Dialog är nyckeln. Genom pulsmätningarna får vi ett resultat som hänger ihop med det som händer här och nu i organisationen, till skillnad från när vi tidigare hade stora medarbetarenkäter mer sällan.

Resultatet på mätningarna ska uppmuntra till ett aktivt medarbetarskap där både medarbetare och chefer kan ta initiativ till åtgärder.

Robin Falk berättade om den särskilda satsningen på utvecklande medarbetarskap inom vård- och omsorgsförvaltningen. Genom satsningen ville de bland annat jobba med förtroendefullt samarbete, lyfta medarbetare, öka trivsel och engagemang, tydliggöra förväntningar och ansvar i våra yrkesroller samt stärka både ledarskap och medarbetarskap.

De hade forskning som bas genom ”En liten bok om medarbetarskap” av Christopher Svensson och Stefan Söderfjäll. Från boken har de hämtat en definition av medarbetarskap:
”Medarbetarskap handlar om hur vi förhåller oss till arbetsuppgifterna, till arbetskollegorna och arbetsgivaren. Det betyder att medarbetarna tillsammans med chefen ska ta ansvar för de resultat som uppnås, för arbetsmiljön och för arbetsplatsen i sin helhet. Alla är medarbetare, vissa medarbetare har ett ledaransvar.” (Velten m.fl 2017)

Projektet startade med en chefsdag för samsyn och startskott och därefter fick cheferna själva genomföra alla delarna innan de genomförde det i de egna grupperna. Det har hållits workshoppar i tre delar och det har funnits möjlighet till självskattningsformulär på individnivå. Workshopparna har bland annat handlat om kommunikation, som att öva på att ge feedback och om begrepp som fintolka/fultolka, feedbacktrappan och upplevelsekuben. Framåt finns förslag om att göra ett digitalt upplägg med fördjupningsblock.

Maria Wallmyr och Robin Falk från Alingsås kommun

Maria Wallmyr och Robin Falk från Alingsås kommun berättade om hur de för hela kommunen har gjort ett omtag när det gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Jesper Edlind, HR-chef, och Caroline Johansson, specialist HR, Kungsbacka kommun, berättade om att kommunen utbildar 6 700 medarbetare för att kunna möta framtiden med ett utvecklande medarbetarskap. Tidigare har de satsat på utvecklande ledarskap för alla chefer men de insåg att de behövde möta ledarskapet med ett utvecklande medarbetarskap. De lutar sig mot forskaren Stefan Tengblad, Göteborgs universitet, som menar att det viktigt med ett utvecklande medarbetarskap av följande anledningar:

  • Det är viktigt att medarbetare kan arbeta självständigt
  • Bättre kvalitet (och effektivitet) med engagerade medarbetare
  • Bättre arbetsmiljö genom kollegialitet
  • För att en organisation ska kunna få nöjda kunder och brukare och även vara attraktiv som arbetsgivare

Medarbetarskap handlar om att ta ansvar utifrån tre dimensioner: för kollegorna, för arbetsuppgifterna och för arbetsgivaren. En del i det var att göra medarbetarna införstådda med att själv ta ansvar och att vi har förväntningar på medarbetarna.
Utgångspunkten var ett målsökande arbete.

– Vi är bra på målstyrt, det har vi strukturer för, men inte lika bra på att styra mot okänt mål. Vi har kastat oss ut och vi ser positiva saker som vi tror på, och efter ett tag ska vi sätta upp mål, berättade Jesper.

Caroline berättade om resan från starten i november 2020, om dialog med centrala samverkansgruppen och i kommunens ledningsgrupp, till kartläggning och framtagande av metod, pilotprojekt och uppstarten av utbildningar i början av 2022. Utbildningen ger ökad förståelse för vad medarbetarskap innebär och kopplingen mellan utvecklande ledarskap och utvecklande medarbetarskap, möjlighet till egen reflektion och dialog med kollegor från andra förvaltningar samt självskattning av medarbetarens egenskaper.

– Alla får göra en anonym självskattning och sen sätta upp mål utifrån den. När man tittar på sina egna handlingar, det är då det händer något. Teorin är viktig men detta är allra viktigast. Vi har också lagt in det som frivillig punkt på medarbetarsamtalet, berättade Jesper.

För att hålla fokuset på utvecklande ledarskap levande har de bland annat en fördjupningsdel, material på intranätet, poddar om medarbetarskap, APT-material, medarbetarskapsspel med case samt intervjuer och filmer med medarbetare som man får följa i vardagen och som pratar om medarbetarskap.

Ledarskap, medarbetarskap och arbetsplatskulturen – hur hänger det ihop?
– Jo det är önskvärda handlingar, hur vi gör saker, inte förhållningssätt – hur vi tänker. Att man är på gott humör och hälsar på varandra. Vi har satt ihop dessa i en modell för att visa att de hänger ihop. Medarbetarskap är jag, det vill säga individens perspektiv. Arbetsplatskulturen är gruppensperspektiv, alltså vad vi gör tillsammans.

Att utbildningarna sker fysiskt på plats så att deltagarna träffas har ett stort värde, menar Jesper och Caroline, och det säger också utvärderingarna. Men de håller på att ta fram en e-learning, som framför allt är riktat till vård och omsorg som har svårare att skicka sina medarbetare på utbildning.

Satsningen på medarbetarskap att bemötts positivt på olika sätt, bland annat i utvärderingarna av utbildningsträffarna.

Jesper Edlind och Caroline Johansson från Kungsbacka kommun

Jesper Edlind och Caroline Johansson från Kungsbacka kommun berättade om kommunens stora satsning på utvecklande medarbetarskap.

Vad är ett utvecklande eller gott medarbetarskap?

Pålitlighet/Förtroendefull: Beteenden som bidrar till tillit. Bygger förtroende och gott samarbete på arbetsplatsen. Exempel: vänlighet, kompetens och ärlighet.

Adaptivitet/Förändringsförmåga: Förmågan att anpassa sig till förändringar. Exempel: nya arbetsuppgifter, acceptera majoritetsbeslut och täcka upp för kollegor som är sjuka.

Proaktivitet/Utvecklingsorienterad: Handlar om att vara förutseende, identifiera utvecklings- och förbättringsmöjligheter och bidra till utveckling på sin arbetsplats.

Källa: En liten bok om medarbetarskap av Christopher Svensson och Stefan Söderfjäll

Per Thilander om chef, medarbetare och HR i en digitaliserad framtid

Forskaren Per Thilander resonerade kring de tre rollerna chef, medarbetare och HR ur ett historiskt perspektiv, i nutid och hur de kan komma att förändras i framtiden. En vanlig syn på arbetsfördelningen brukar vara att chefen leder verksamheten, medarbetaren utför själva arbetet och HR stödjer cheferna.

Chefsrollen har gått från att vara en slags lagbas som fokuserar på att utöva kontroll till att mer leda och fördela arbete, för att idag mer vara en tjänande ledare som coachar och utvecklar. Medarbetarrollen har tidigare titulerats arbetare som utför arbete till att på senare tid benämnas medarbetare som bidrar till utveckling, för att framöver kanske vara en medledare med passion och engagemang. Personalarbetet har tidigare benämnts med funktionen Personal som sett personalen som ett kollektiv, för att idag benämnas HR och fokusera på personalen som mänskliga resurser, och kanske framöver kallas People och fokusera på arbete och medarbetare som en upplevelse.

Per betonade att om vi ska åstadkomma någon utveckling eller förändring i en organisation behöver man ta hänsyn till systemperspektivet och förstå att alla rollerna påverkar varandra. Det är viktigt att rollerna pratar med varandra i en organisation och tar reda på hur var och en av dessa roller ser på sig själva och varandra. Ser cheferna på sin roll som att de ska kontrollera medarbetarna och ser medarbetarna att chefen får klara sig själv, att jag ska inte göra hens jobb? Vi behöver reda ut detta så att det inte finns outtalade förutfattade meningar.

Och vilken relation är viktigast för verksamhetens utveckling? De flesta kanske tycker att relationen chef-medarbetare är viktigast men det behövs också en relation till HR med båda dessa för att HR ska kunna stötta. Det finns ett ömsesidigt samberoende mellan alla tre. Vi behöver kunskap om hur organisationen fungerar för att se var i relationerna som det skaver och vad vi behöver skruva på för att förändra.

Digitaliseringen har inneburit stora förändringar för rollerna och kommer fortsätta göra det. HR-sidan ligger långt framme, menar Per, genom att man bland annat använder olika digitaliserade sätt att rekrytera. Men teknikutvecklingen har tagit nya kliv som vi behöver hantera.

För framtiden finns det olika scenarier över hur de tre rollernas relation förändras. Det kan handla om att rollerna blir de samma men att de går ihop mer och samskapar tillsammans. Det kan också bli helt andra roller, eller att alla rollerna går ihop helt och hållet och gör samma saker fast kanske uppdelat i olika delar av verksamheten. Vi får ju också digitala medarbetare och teknik som ChatGPT som kan ge ytterligare möjligheter och utmaningar.

Tre saker som Per vill skicka med är att:

  • omfamna förändringen (känn inte press, smaka på det!)
  • skapa framtidens scenarier för rollerna och relationerna mellanchef, medarbetare och HR
  • utveckla det etiska och humana perspektivet.
Per Thilander

Per Thilander är universitetslektor vid sektionen för Management och Organisation, Företagsekonomiska institutionen, Göteborgs universitet och forskare inom bland annat HR-organisering, samspelet mellan HR och linjechefer, digitalisering och HRM, ledarskap samt organisationsförändring.

Nöjda deltagare!

Maria Lyttkens, Helen Jerrebäck och Jenny Ekman från Mölndals stad

Maria Lyttkens, Helen Jerrebäck och Jenny Ekman från Mölndals stad tyckte det var jätteroligt och givande att delta på Mötesplats HR. "Det ger en bred kompetens och vi får nätverka med kollegor. Vi får bra inspiration från andra kommuner", menade de.

Panelsamtal om framtidens medarbetare och HR:s roll

Dagen avslutades med ett panelsamtal med:

  • Stefan Tengblad, professor HRM, Centrum för global HRM, Göteborgs universitet
  • Elisabeth Andreasson, sektorchef utbildning, Stenungsunds kommun
  • Karl Lundgren, biträdande stadsdirektör, Mölndals stad
  • Lilian Hansson, avdelningschef Vård och omsorg, Tjörns kommun
  • Jerker Gussmo, personalchef, Alingsås kommun

"Man ser en ny generation som vill ha mer feedback och coachning samtidigt som cheferna har många administrationsuppgifter – ska de ha det? Sverige har ovanligt lite HR-personal enligt siffror. Så frågan är hur vi kan organisera så inte administration tar över ledarskapet?"

"Chefers administrativa börda har ökat senaste tiden. Dilemmat är att den strategiska kontra operativa nivån hos HR gör att det blir en mer rådande roll i stället för görande. Vi behöver återgå till beredande roll för att cheferna ska kunna utöva sitt ledarskap."

"Det behöver finnas specialistpersoner för olika HR-frågor men som chef har man ofta bara en bestämd HR-person tillgänglig. Man bör ha tillgång till specialister inom olika HR-frågor."

"Många medarbetare vill utvecklas – den resursen måste vi titta på tillsammans, att stärka medarbetarskapet."

"Vi måste skapa förutsättningar för medarbetarna att utöva ett gott medarbetarskap. I många organisationer finns det inte det. Vi kan inte bara tänka att medarbetarna ska vara mer ansvarstagande."

"Vi kommer ha större rörlighet på medarbetare så det kommer vara ännu viktigare att nya snabbt kommer in i arbetet. Vi behöver ha bra strukturer för att introducera nya."

"Det är viktigt att verksamheterna och HR spelar på samma plan med gemensamma mål och gemensamt analysarbete. Jag tror mycket på att vi måste hjälpas åt och ha det goda ögat till varandra. Jag har sett att när vi jobbar tätare ihop har vi hittat varandra som individer så att det inte blir vi och dom."

"Relationerna är viktiga! I min chefsroll är det viktigt att ha nära relation med dem jag jobbar med. Man måste kunna växla fokus och grotta i detaljer ibland. Det finns strategiskt viktiga detaljer, alltså små saker som är viktiga i det stora hela."

"Våga prioritera! Organisation, chefer och medarbetare klarar inte att förändra tio saker samtidigt. Det ska bära frukt långt fram – vi behöver vara tålmodiga."

"Vi måste våga prova nya saker i det lilla. Pröva piloter och sväng tillbaka om det inte funkar – vi kan inte stå kvar."

Övriga inslag under Mötesplats HR

Digital medarbetare – vad innebär det? Utmaningar och lärdomar samt exempel på insatser för att öka den digital kompetens
Julia Eisele, chef för vikarieenheten och Sofia Herrström, verksamhetsutvecklare Kompetensförsörjning

Utbildningssatsning i ”Att leda i förändring” i Göteborgs Stad
Elisabet Palmér, planeringsledare arbetsmiljö och hälsa och Pia Wittning, förändringledare, Göteborgs Stad

KLOT – ett kommungemensamt mentorskapsprogram
Belinda Gunnarsson och Anna Kling, HR-generalister, Tjörns kommun

Branschråd för att ta sig an kompetensförsörjningsutmaningen och göra välfärdsjobben mer attraktiva
Sofia Larsson, verksamhetschef, Sara Nordenhielm, enhetschef och Anna Haglund, planeringsledare, Göteborgsregionen

Att få med medarbetarna på tillitsresan – så gjorde vi
Louise Svensson, HR-konsult och Lina Wingqvist, kommunikatör, Mölndals stad

Förstärkt rehabilitering – ett utvecklingsarbete mellan flera aktörer
Maria Wallmyr, HR-strateg och Hillevi Hultgren Vicsai, HR-partner, Alingsås kommun

Göteborgs Stads arbete med employer branding, från strategi till handling
Eva Svensson & Hanna Wedin, utvecklingsledare employer branding, Göteborgs Stad

Kontakt

Björn Wallermark

Utbildningsledare och projektledare

031-335 53 64

Uppdaterad