Digitala möten – att mötas på distans

• Vad vet vi om deltagarnas kunskap om digitala möten? Och hur kan vi säkerställa att de har tillräcklig kunskap? Kan information skickas ut med kallelse tex? Se rubrik Formulera kallelse
• Hur ser tillgången till lämplig teknik ut för de som ska delta i mötet? Och hur kan vi säkerställa att deltagarna kan delta? Se rubrik Formulera kallelse
• Finns det begränsningar i antal deltagare och hur hanterar man detta innan utskick av inbjudan till deltagare?
• Skapa ett möte på lika villkor - finns funktionsvariation hos mötesdeltagarna som försvårar? Hur kan vi möta dessa behov?
• Har tolk möjlighet att ansluta?
• Finns det risk för hot och våld hos den som ska delta i mötet? Hur kan det åtgärdas?
• Ta med i beaktande att mötet kan spelas in av deltagare utan att det märks – hur minimera den risken?
• Behöver vi begära in samtycke från deltagare som inte kan föra sin egen talan? Och hur ska det samtycket utformas? För varje möte? Skriftligt/muntligt?
• Hur ska identifiering ske? Ska tillgång till Bank Id eller annan identifikation krävas?

Efter deltagaranalysen är det dags att ta ställning till vilken form av möte som lämpar sig bäst. Syftet med mötet kan styra vilken form av möte det ska vara:

• Helt digitala möten – det kan vara lämpligt om avstånden är långa, om någon är sjuk eller har nedsatt immunförsvar. Det är även lämplig om det är ett uppföljningsmöte eller en kort avstämning när man redan känner varandra.
• Hybridmöten, dvs där vissa deltar fysiskt i mötesrummet och andra deltar digitalt – här finns det risk att de som inte deltar fysiskt missar information som sker i rummet. Samtidigt kan det vara en lösning för att fler ska kunna delta. Kanske vill den enskilde ha med någon anhörig som inte bor i samma stad? Kanske är någon sjuk och inte kan ta sig till mötet men kan delta hemifrån?
• Helt fysiska möten – är det första gången ni träffas kan det vara viktigt att hålla mötet fysiskt.

• Inkludera användarmanual eller beskrivning av hur man gör för att delta i mötet
• Om möjligt ha en fysisk träff innan för att säkerställa att man vet hur personen ser ut
• Lämna information om vem man kan vända sig till om det inte fungerar med tekniken
• Lämna information om att dokumentation kommer att göras

• Vad ska stå i ämnesraden i mejlet så att sekretess upprätthålls?
• Tänk på att lägga deltagare som hemlig kopia så att inte mejladresser röjs till andra deltagare.

• Boka en passande lokal vid hybrid-möten. Alla lokaler är inte lämpliga för dessa möten.
• Provkör utrustningen innan mötet även om du är van användare. Då slipper du obehagliga överraskningar som felinställda eller icke fungerande kameror, tomma batterier etc
• Använd headset i stället för högtalare för att minska risken för att någon annan hör.
• Sätt röd lapp på dörren för att hålla obehöriga ute eller på annat sätt markera att du är upptagen i möte och inte vill bli störd.
• Ta fram de digitala dokument som ska användas under mötet - se till att sekretessbelagda uppgifter som berör andra inte syns.

• Lägg inte nästa möte direkt efter tidigare möte – se vad som bör göras direkt efter mötet under rubriken Efter mötet

• Släpp in från lobbyn om en sådan finns.
• Genomför ett upprop för att säkerställa att rätt personer är med i mötet. Avbryt mötet om obehöriga finns med.
• Informera om mötets struktur och innehåll, tex hur långt mötet är och vilka frågor som ska tas upp och samtalas om.
• Informera om vilka som är med, var de kommer ifrån och deras roll.
• Informera om vem som antecknar under mötet och att anteckningar kommer att/kommer inte att skickas ut till deltagarna efter mötet.
• Ställ frågan om önskemål om hur dokumentation (beslut tex) ska förmedlas (om det är relevant)
• Informera om att mötet inte kommer att spelas in och påpeka att informationen som lämnas under mötet är konfidentiell.

• Dela skärm under pågående möte. Ta fram de digitala dokument som ska visas innan mötet då det minskar möjligheten för att fel dokument kommer fram. Stäng ner alla andra dokument.
• Stäng av avisering för inkommande mejl.
• Stäng av aviseringen för chatfunktionen i Teams.

• Sammanfatta informationen på ett kortfattat sätt och informera om vad som händer härnäst i processen.
• Ansvarig möteshållare avslutar mötet och stänger det digitala rummet (om det går att göra det, beror på vilket verktyg som används)
  

• Ska utvärderingen göras individuellt eller i teamet?
• Fungerade tekniken?
• Kom alla till tals?
• Vad kan förbättras till nästa gång?
• Var det rätt mötesform?
• Fungerade kallelsen och annat förberedande på det sätt som man tänkt?

• Om dokumentation ska skickas digitalt så ska det göras på ett säkert sätt. Kontrollera med din organisation vad ni får använda.
• Brev eller fysiskt överlämnande enligt gällande rutin.